職位描述:
負(fù)責(zé)同城轄區(qū)各個(gè)辦公室的各項(xiàng)行政管理和支持工作:
1. 前臺(tái)服務(wù)
1) 訪客接待:各類(lèi)訪客接待、突發(fā)事件對(duì)接和處理、接待區(qū)、接待物資管理,為公司樹(shù)立良好的對(duì)外形象;
2)辦公支持:?jiǎn)T工問(wèn)題咨詢(xún)、服務(wù)熱線對(duì)接,名片、工卡、快遞收發(fā),投影儀借用、辦公用品采買(mǎi)發(fā)放、愛(ài)心港灣物資管理,飲用水管理、會(huì)務(wù)支持等;
2. 環(huán)境管理
1) 環(huán)境整理:按照小物業(yè)SLA制定辦公室進(jìn)行巡檢計(jì)劃并每日?qǐng)?zhí)行,對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋并跟進(jìn)整改,并定期輸出巡檢報(bào)表;定期整理辦公空間、會(huì)議室、庫(kù)房;
2) 需求跟進(jìn):跟進(jìn)落實(shí)甲方提出的安保、保潔的服務(wù)需求;協(xié)調(diào)大物業(yè)和供方跟進(jìn)各類(lèi)零星維修及改造的施工進(jìn)展;安排地毯、空調(diào)清洗,環(huán)境消殺等各類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)服務(wù);
3)安全巡檢:根據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn),對(duì)監(jiān)控、門(mén)禁、門(mén)窗閉鎖、辦公室內(nèi)電氣線路、電源、插排及電器使用、消防設(shè)施及通道、消防器材等重點(diǎn)部位巡檢,每月一次;
4)氛圍布置:收發(fā)海報(bào)并粘貼、跟換,檢查并維護(hù)辦公區(qū)的宣傳欄;根據(jù)活動(dòng)要求,對(duì)辦公室環(huán)境布置、裝飾;
3. 資源管理
1) 空間管理:協(xié)助房源踏勘、搬遷支持、工位及會(huì)議室的分配、協(xié)調(diào),更新租賃臺(tái)賬;
2) 資產(chǎn)管理:固定資產(chǎn)及設(shè)施設(shè)備的管理,包括資產(chǎn)調(diào)撥、盤(pán)點(diǎn)、維護(hù)等;
3) 費(fèi)用管理:轄區(qū)辦公室的租金、水電能耗、因公快遞等相關(guān)費(fèi)用的提報(bào),費(fèi)用臺(tái)賬登記,票據(jù)的開(kāi)具、核對(duì)、寄送等工作;
4)供方管理:對(duì)接其他辦公服務(wù)供應(yīng)商,如友寶智能貨柜補(bǔ)貨,桶裝水飲水機(jī)清洗,直飲機(jī)濾芯更換等等;
4. 溝通互動(dòng)
1) 業(yè)務(wù)互動(dòng):與轄區(qū)內(nèi)業(yè)務(wù)部門(mén)保持緊密溝通。根據(jù)甲方要求,完成轄區(qū)各地辦公室的走訪,及時(shí)收集各項(xiàng)需求,跟進(jìn)解決發(fā)現(xiàn)和客戶(hù)提出的問(wèn)題。
2) 員工活動(dòng):協(xié)助甲方組織各類(lèi)員工日常關(guān)懷及活動(dòng),跟進(jìn)公司文化宣導(dǎo)的落地執(zhí)行;
3) 物業(yè)對(duì)接:大物業(yè)對(duì)接,如走廊、電梯、衛(wèi)生間等公共區(qū)域的問(wèn)題跟進(jìn),并配合、跟進(jìn)大物業(yè)解決;
4) 工作匯報(bào):向甲方每周發(fā)送工作小結(jié),并完成各類(lèi)數(shù)據(jù)、臺(tái)賬的信息登記及匯總;
5. 其他工作
按要求完成甲方運(yùn)營(yíng)區(qū)域負(fù)責(zé)人安排的其他臨時(shí)性工作;
同城其他辦公室定期走訪。
任職要求:
1、具有行政共組經(jīng)驗(yàn)
2、具備良好的交際能力和各種辦公軟件熟練使用的能力
3、能接受同城辦公室走訪工作
4、抗壓能力強(qiáng)