主要負(fù)責(zé)公司公司企業(yè)文化建設(shè)、檔案管理、資質(zhì)建設(shè)
1、企業(yè)文化建設(shè):企業(yè)文化體系設(shè)計與優(yōu)化、企業(yè)文化傳播與宣導(dǎo)、企業(yè)文化活動策劃與組織:(主題活動策劃:策劃并組織圍繞核心價值觀的主題性文化活動(如價值觀月、周年慶、表彰大會),增強員工體驗和參與感。日常氛圍營造:策劃和組織促進(jìn)員工交流、關(guān)懷和歸屬感的**常態(tài)化/小型活動(如興趣俱樂部、下午茶、生日會、健康關(guān)懷等)
2、檔案管理:
1). 檔案收集與整理:
根據(jù)檔案管理制度,定期(或按項目/事件)接收、收集各部門需要歸檔的文件材料(紙質(zhì)、電子及其他載體形式)。
對收集的文件材料進(jìn)行初步鑒定、分類、組件(卷)、排列、編號、編目、裝訂(或裝盒)等規(guī)范化整理。
確保歸檔材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。
2). 檔案著錄與編目:
按照檔案著錄規(guī)則,準(zhǔn)確錄入檔案的題名、責(zé)任者、時間、檔號、密級、保管期限、關(guān)鍵詞等元數(shù)據(jù)信息。
編制檔案案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、歸檔文件目錄、專題目錄等檢索工具。
3). 檔案保管與保護(hù):
負(fù)責(zé)檔案庫房或檔案柜的日常管理,維護(hù)適宜的溫濕度環(huán)境(如有條件),做好防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防光、防鼠等“八防”工作。
定期檢查檔案實體狀況,對破損、老化檔案及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。
嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度,確保涉密檔案的安全。
管理檔案裝具(檔案盒、卷皮等)。
4). 檔案利用服務(wù):
根據(jù)借閱制度,辦理檔案的查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù),做好登記。
熱情、準(zhǔn)確地響應(yīng)內(nèi)部員工或外部(如合規(guī)情況下)的檔案查詢需求,提供檔案信息服務(wù)。
指導(dǎo)用戶利用檔案檢索工具。
5). 檔案鑒定與銷毀:
定期對保管期滿的檔案進(jìn)行價值鑒定。
根據(jù)鑒定結(jié)果和審批流程,組織對失去保存價值檔案的銷毀工作,并做好銷毀清冊和記錄。
6). 電子檔案管理:
參與或負(fù)責(zé)電子文件的收集、整理、歸檔工作。
協(xié)助維護(hù)檔案管理系統(tǒng)(如有),進(jìn)行電子檔案的著錄、存儲、備份、遷移和利用。
確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。
7). 檔案統(tǒng)計與編研:
定期進(jìn)行檔案數(shù)量、利用情況等的統(tǒng)計工作,編制統(tǒng)計報表。
根據(jù)需要,參與檔案信息資源的編研工作(如編寫大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等)。
8). 制度執(zhí)行與優(yōu)化:
貫徹執(zhí)行國家及上級單位關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和單位的檔案管理制度。
結(jié)合工作實際,提出改進(jìn)檔案管理工作的建議。
3、資質(zhì)建設(shè):
資質(zhì)申請與獲取
1. 申請材料準(zhǔn)備:
核心職責(zé):全面負(fù)責(zé)各類資質(zhì)申請材料的**組織、編寫、整理、審核與遞交。
準(zhǔn)確理解申報要求,梳理所需證明文件(公司基本材料、財務(wù)審計報告、業(yè)績證明、人員證書、設(shè)備清單、管理制度文件等)。
撰寫或指導(dǎo)撰寫高水平的**申請報告、陳述材料、技術(shù)方案等核心文件。
確保所有材料的**真實性、完整性、規(guī)范性、邏輯性和時效性。
2. 人員與資源協(xié)調(diào):
協(xié)調(diào)內(nèi)部相關(guān)部門(人力資源、財務(wù)、法務(wù)、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門等)提供所需支持文件和證明。
管理注冊人員/技術(shù)人員的**資格預(yù)審、注冊、轉(zhuǎn)注、延續(xù)、繼續(xù)教育等事宜,建立并維護(hù)核心人員庫。
管理和維護(hù)資質(zhì)申報所需的設(shè)備、場地、業(yè)績證明等資源信息庫。
3. 申報流程管理:
熟悉線上/線下申報系統(tǒng)和流程。
跟蹤申報進(jìn)度,及時響應(yīng)主管部門的補正、澄清或現(xiàn)場核查要求。
代表公司與資質(zhì)審批主管部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。
資質(zhì)維護(hù)與動態(tài)管理
1. 證照管理:
建立和維護(hù)公司所有**資質(zhì)證書、許可證、認(rèn)證證書及其附件的電子和紙質(zhì)檔案庫。
管理資質(zhì)的**年檢、延續(xù)、變更(名稱、地址、法人、注冊資本等工作。
確保證書在有效期內(nèi),及時辦理續(xù)期手續(xù)。
2. 合規(guī)監(jiān)控:
持續(xù)監(jiān)控公司運營是否符合所持資質(zhì)的要求(人員配備、業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量管理、安全生產(chǎn)等)。
定期進(jìn)行資質(zhì)符合性自查,識別潛在風(fēng)險點。
監(jiān)控核心注冊人員/技術(shù)人員的證書有效性、社保繳納、勞動關(guān)系狀態(tài),確?!叭俗C合一”,防止“掛證”風(fēng)險。
3. 信息維護(hù)與更新:
在相關(guān)監(jiān)管平臺(如建筑市場監(jiān)管公共服務(wù)平臺“四庫一平臺”、各類認(rèn)證機構(gòu)系統(tǒng)等)及時、準(zhǔn)確更新公司資質(zhì)、人員、業(yè)績等信息。
維護(hù)公司內(nèi)部資質(zhì)信息數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和時效性。
資質(zhì)升級、增項與拓展
1. 能力提升規(guī)劃:
分析公司現(xiàn)有能力與更高等級或新領(lǐng)域資質(zhì)要求的差距(業(yè)績、人員、技術(shù)、裝備等)。
制定能力提升方案,協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實。
2. 升級/增項申報:
主導(dǎo)資質(zhì)升級(如建筑三級升二級)或增加業(yè)務(wù)范圍(增項)的申請工作,準(zhǔn)備全套申報材料。
應(yīng)對升級/增項過程中的評審、答辯、核查等環(huán)節(jié)。